Forfatter: Kurt Petter Lindgren
Hvorfor lage budsjett?
Økonomistyring er vesentlig for ethvert foretak, og i denne styringsprosessen spiller regnskapet en stor rolle. Et budsjett er et slags «forhåndsregnskap», som forteller deg, hvis gjort riktig, allerede før året starter hva du kan forvente av resultat for dette året.
Poenget med et budsjett er å estimere pengebruken (ressursbruken) opp imot hvor mye en har å bruke («hvor mye en har å rutte med») og budsjettet hjelper til med å lage gode og realistiske planer som igjen gjør det enklere å avgjøre hvilke planer og tiltak som skal settes i gang.
Budsjett er også et «early-warning system» som vil varsle selskapet om avvik i perioden, slik at du kan kunne korrigere kursen underveis.
Som interimleder (CFO) har jeg dessverre mange ganger opplevd at DL forteller meg med fortvilelse at han/hun ikke forstår hvorfor selskapet sliter med å betale leverandørene sine, da resultatet viser jo at de går i pluss. Hadde DL brukt noe tid på å sette opp et budsjett så hadde dette problemet kunne vært unngått.
Hva er forskjellen mellom et budsjett og et regnskap
Budsjettet er en plan for fremtiden som viser hva du forventer av inntekter og kostnader, mens regnskapet viser hva du faktisk har hatt av inntekter og utgifter. Man kan derfor si at budsjettet er planen, mens regnskapet er selve resultatet.
Resultatbudsjettet skal vise om du forventer å gå med overskudd eller underskudd i en gitt periode. Det viser hvordan resultatet er forventet å utvikle seg. Da det i resultatbudsjettet fordeles inntekter og kostnader over periodene de tilhører.
Likviditetsbudsjettet viser alle penger som går ut og inn. Likviditetsbudsjettet viser om selskapet har nok likvide midler til å betale utgiftene på et gitt tidspunkt i fremtiden. Et likviditetsbudsjett vil hjelpe foretaket med å gjøre nødvendige endringer i pengestrømmen. Slike endringer kan for eksempel være å forkorte kredittid til kundene, eller utsette kjøp av varer eller eiendeler.
Den største forskjellen på et resultatbudsjett og et likviditetsbudsjett er at mens et resultatbudsjett er en plan for utgifter og kostnader frem i tid, så er et likviditetsbudsjett en oversikt som viser og forklarer bedriftens pengestrøm på et gitt tidspunkt og frem i tid
Budsjettarbeidet
Budsjettet skal inneholde alle inntekter og kostnader du forventer blir en del av regnskapet. Å sette opp budsjettet mot deres respektive kontoer i kontoplanen gjør det enkelt å legge budsjettet inn i regnskapsprogrammet.
Du kan velge mellom å lage et budsjett fra bunn eller ta utgangspunkt i en mal. Fordelen ved å benytte seg av en mal når man skal lage budsjett er at den hjelper deg å ta hensyn til hvilke inntekts- og kostnadskontoer du bør ta hensyn til. Altinn har utarbeidet en god mal for driftsbudsjett. Den kan du laste ned på Altinn.no.
Fremgangsmåte for å lage budsjett
Estimer inntekter: Gjør et godt anslag for forventede inntekter. Husk at alle beløp i budsjettet skal være uten MVA.
Følg med på utgiftene: Ved å se på kostnader tilbake i tid, er det enklere å estimere de kostnadene som kommer i den følgende perioden og hva som eventuelt kan kuttes.
Det er 8 kostnadsgrupper man må ha i tankene når man skal lage budsjett:
- Husleie: Leie kontor, fasiliteter og lager.
- Nyttekostnader: Internett, strøm, renovasjon, telefon osv.
- Salg og marked: Kostnader som bidrar til at virksomheten blir gjort kjent med allmenheten.
- Personalkostnader: Samtlige lønnskostnader, inkludert lønn, bonus, provisjon, pensjon, arbeidsgiveravgift og feriepenger.
- Andre personalytelser: Ansattgoder som forsikringer, kantine osv.
- Reise og diett: reiseregninger og utlegg.
- Kontorutstyr og leiekostnader: Utstyr du trenger for å holde driften i gang som leie av printer, kontorutstyr, penn og papir.
- Opplæring: Kostnader knyttet til HR og kompetanseheving i bedriften.
Variable kostnader (de som er knyttet til produksjonen av produktet eller tjenesten). Start med disse og estimer så de faste.
Gjør en gjennomgang: Dersom budsjettet ikke gir resultatene du forventer bør du vurdere å redusere kostnadene, eller etablere tiltak som øker inntektene.
Bruk budsjettet aktivt: Legg budsjettet inn i regnskapsprogrammet og mål utvikling i faktiske tall mot budsjett fra måned til måned. Eventuelle avvik må adresseres tidlig, slik at man unngår at årsresultatet ikke møter forventning.
Hvis du i tillegg:
-Inkluder ansatte i prosessen,
-Vurderer risikoaspektet for eksempel; «hva skjer dersom …» ved alle aspekter av bedriften,
-Tenker at det er bedre å være noe konservativ enn bare positiv,
-Tar høyde for at noen kostnader ikke tar hensyn til sesongsvingninger,
så blir budsjettarbeidet til noe mer en bare en skrivebordsøvelse og nøyaktigheten øker.
Budsjettet må også brukes
Etter at budsjettet er ferdig så er det viktig at det ikke bare blir liggende ubrukt.
Når du først har lagt ned arbeidet i å utforme gode planer må du sikre deg at du tar dem i bruk og at de blir en del av styringen din.
Noen tips til slutt
Ikke sett lista for høyt. Urealistiske budsjett tall vil gjøre at du ikke oppnår målene dine, og planen legges bort fordi budsjettet bare blir en påminnelse om at du ikke nådde målene denne måneden heller.
Ikke alle kostnader er månedsbaserte. Ha en buffer for uforutsette utgifter. Disse kostnadene kan fort ødelegge budsjettet ditt hvis ikke du planlegger for dem.
Hvis du bommer på en måned, så fortsett. Da du la de opprinnelige budsjettplanene dine, måtte du sannsynligvis gjette på en del av tallene.
Det vil dukke opp kostnader underveis som du ikke hadde budsjettert for, men det som er viktig er at du oppdager dem og kan gjøre justeringer.
Når du ser hvordan realiteten faktisk er må du undersøke postene det gjelder og vurdere om det opprinnelige estimatet kanskje var noe urealistisk eller om det er at du har brukt penger på andre ting enn det som var i planen. Er det ting du trenger eller kan du kutte denne utgiften? Er de faktiske tallene en realistisk utgift som vil fortsette må du justere dette i budsjettet ditt for tiden fremover. Denne typen justeringer sikrer at du kan holde deg til budsjettet.
Det er viktig å måle seg mot budsjettet hver måned, for det er her du gjør dine eventuelle justeringer. En god ting er å sette av noe tid en dag i måned til å gå gjennom at inntektene og utgiftene dine samsvarer med budsjettmålene dine.
Dette gjør det mulig for deg å justere samt tilpasse kostnadene dine underveis. F.eks. når juni tallene er ferdig, kan du bruke budsjettallene for resten av året og begynne å estimere hva resultatet for året vil bli – lage prognoser.
Lykke til!
